W programach przeznaczonych do wystawiania faktur bądź innych dokumentów rozliczeniowych istnieje dokument WZ, który służy przede wszystkim do dokumentowania wydania towaru z magazynu dla kontrahenta.
Dokument wydania towaru na zewnątrz magazynu sporządzany jest w przypadku kiedy nie jest możliwe chwilowe wystawienie faktury zakupu lub kiedy kontrahent potrzebuje dokumentu potwierdzającego wydanie towaru z magazynu po to, aby uzyskać fakturę końcową, rozliczeniową.
Do czego stosuje się dokumenty wz?
Dokumenty WZ stosuje się tam gdzie rozchód towarów na zewnątrz musi być przede wszystkim udokumentowany. Istnieje zasada, że w terminie 7 dni od daty otrzymania dokumentu WZ istnieje możliwość wystawienia faktury.
Dokument wydania na zewnątrz z magazynu jest bardzo podobny do faktury jednak nią nie jest. Dokument jest przede wszystkim ponumerowany, określona jest data wystawienia, data wydania towaru, symbol lub oznaczenie towaru, cena jednostkowa, ilość wydanego towaru, dane wystawcy oraz dane odbiorcy towaru oraz podpis osoby wystawiającej dokument WZ.
Ten rodzaj dokumentu możemy spotkać w składach budowlanych, w sklepach meblowych lub innych działalnościach, gdzie wydanie towaru z magazynu musi być koniecznie i rzetelnie udokumentowane. Rzadko spotykany dokument usprawnia pracę wielu działów, w tym działu obsługi klienta i zdecydowanie jest konieczny przy większych przedsiębiorstwach, gdzie obrót towarem jest znaczący.
Elektroniczny dokument WZ
Istnieje możliwość wystawienia elektronicznego dokumentu wz w afaktury.pl. Jest to metoda przyjęta przez wiele firm, która usprawnia wiele procesów zachodzących w przedsiębiorstwach i zdecydowanie pozwala na zaoszczędzenie zarówno czasu, jak również pieniędzy. Dokumenty są wystawiane automatycznie i w taki sam sposób są podłączane pod fakturę jako dokument uzupełniający.
Przyspiesza to pracę zarówno osób pracujących na magazynie sklepu, jak również w dziale sprzedaży oraz obsłudze klienta. Pełna historia sprzedaży i zakupu towaru oraz porządek w dokumentacji to podstawowa zasada elektronizacji dokumentów. Każdy elektroniczny dokument jest podpisany przez osobę upoważnioną i jest akceptowany przez wszystkie jednostki do tego przeznaczone. Dokumenty zawierają wszystkie potrzebne informacje, które są potrzebne do ostatecznego i końcowego rozliczenia zakupu.
Coraz więcej firm działających na rynku wprowadza zmiany w dotychczasowych systemach rozliczeniowych i zdecydowana większość pozytywnie odbiera elektronizację dokumentów, również tych rozliczeniowych. Elektronizacja wprowadziła bardzo duże zmiany w wymianie dokumentacji, przede wszystkim to, że zarówno sprzedawca, jak również klient cieszą się zaoszczędzonym czasem i pieniędzmi, które udało się zgromadzić poprzez zmniejszenie drukowania dokumentów. Wydatki ponoszone co miesiąc na zakup papieru do drukowania lub toneru do drukarki są bardzo wysokie i zdecydowane ich ograniczenie poprawia budżet przedsiębiorstwa co wpływa na rentowność firmy.
Dokument WZ to przede wszystkim informacja ile towaru zostało wydane z magazynu oraz jest podstawą do wystawienia faktury. Natomiast warto pamiętać, że jest to dokument wewnętrzny i nie zawsze on występuje w punktach handlowych i zdecydowanie nie jest on konieczny do rozliczeń z urzędem skarbowym. Każde przedsiębiorstwo prowadzące działalność handlową ustala wewnętrzne procedury według, których opierają swoje procesy, dlatego też ten dokument nie jest wydawany we wszystkich sklepach, firmach handlowych itp. Wszystko zależy od tego jakie przepisy i regulaminy wewnętrzne ustaliła dana firma.