Dane osobowe są informacjami prawnie chronionymi, do których przetwarzania, archiwizowania i zbierania uprawnienia mają jedynie określone podmioty. W ochronie tych danych pomagają wewnętrzne zarządzenia oraz systemy firmowe – np. sieć intranetowa lub dedykowane aplikacje i programy do obiegu dokumentów. Dobrze przygotowana firma posiada więc odpowiednie zabezpieczenia przez niekontrolowanym i nielegalnym wypływaniem tych poufnych danych.
Szczelny system obiegu
Nowoczesne systemy elektronicznego obiegu dokumentów, które w większości przypadków są projektowane na specjalne zamówienie konkretnych firm i nieustannie rozwijane, posiadają najwyższe standardy bezpieczeństwa. Podwójne lub potrójne zapory logowania, nadawanie odgórnych uprawnień, stała kontrola użytkowników to podstawy, które sprawiają, że wprowadzanie i przechowywanie danych w takich systemach jest bezpieczne i nie grozi wykradzeniem wrażliwych danych. Elektroniczny obieg, oprócz możliwości stałego monitorowania procesów zachodzących w firmie (w tym tworzenia statystyk sprzedaży, grup docelowych klientów) w znacznym stopniu podnosi też bezpieczeństwo przechowywanych danych. Robi to w bardzo prosty sposób:
– prowadząc dokładną ewidencję wszelkich edycji dokumentu, wprowadzanych zmian (login użytkownika, godzina, miejsce dokonania edycji) i powodu ich wprowadzenia,
– wprowadza różne poziomy weryfikacji podczas logowania,
– stale kontroluje poziom dostępu do danych poprzez nadawanie i odpieranie uprawnień konkretnym pracownikom,
– likwidując nieefektywne archiwa papierowe, w których dokumentacja często przechowywana była w niewłaściwy sposób.
Dodatkowo dzięki technicznemu wsparciu twórców takich aplikacji do zarządzania dokumentami, archiwizacji danych i elektronicznego obiegu dokumentów, systemy te są stale unowocześniane. Zapobiega to ewentualnym próbom hakerskim i włamaniom do sieci elektronicznej firm i instytucji korzystających z takich rozwiązań.
http://www.primesoft.pl/pl/elektroniczny-obieg-dokumentow
Nieuprawniony dostęp?
Obieg dokumentów w firmie działa więc w systemie zamkniętym: dostęp do danych mają jedynie wybrane osoby, które są stale kontrolowane i monitorowane pod kątem nieuprawnionego wynoszenia informacji. Zjawisko nieuprawnionego dostępu, czyli ataków hakerskich, włamań na konta pracowników, zawirusowania komputerów firmowych w celu pozyskania danych, praktycznie w takich systemach nie występują. Elektroniczny obieg dokumentów chroni zawarte informacje dzięki zaawansowanym i nowoczesnym zabezpieczeniom: nawet pracownicy z najwyższymi uprawnieniami nie mogą przykładowo dokonać edycji dokumentu bez pozostawienia po sobie śladu.