Zacznijmy od tego, że biurowiec nie jest zwykłym budynkiem wielkopowierzchniowym. To miejsce, w którym codziennie spotykają się setki osób, w tym też Klientów i menadżerów poważnych i dużych podmiotów gospodarczych. Utrzymanie takiego obiektu w czystości jest nie tylko czasochłonne, ale i wymaga odpowiedniej dyskrecji.
Kto jest odpowiedzialny za czyszczenie?
Utrzymanie czystości w biurowcu, leży w gestii jego zarządcy. Oczywiście nie będzie on robił tego sam, lecz najczęściej – za pomocą odpowiednich pracowników. Jak zatem skonstruować umowę z podwykonawcą?
1. Na początku warto dokładnie określić zakres czynności, realizowanych przez personel sprzątający. Duże znaczenie ma precyzja, dlatego oprócz standardowego mycia i zamiatania, warto określić czynności dodatkowe, np. oczyszczanie klamek i włączników światła.
2. Drugą kwestią jest określenie formy stosunku prawnego, w oparciu o który będą realizowane poszczególne czynności. Choć na pierwszy rzut oka wydawałoby się, że optymalnym rozwiązaniem jest umowa o dzieło, to w praktyce bardziej trafna będzie umowa o pracę a ta – jak wiadomo – wiąże się z większymi narzutami.
3. Na koniec warto pomyśleć o kwestii odpowiedzialności, za ewentualne nieszczęśliwe wypadki, związane z niewłaściwym oczyszczeniem konkretnej powierzchni. Jeśli scedujemy obowiązek utrzymania biurowca w czystości na firmę sprzątającą, zrzucenie wspomnianej odpowiedzialności na nią również będzie dobrym pomysłem.
O czym dobry zarządca pamiętać powinien…
Higiena w biurowcu to problem, który dla niejednego zarządcy wiąże się z poważnym bólem głowy. Zwłaszcza, jeśli nie przemyślał on kwestii wyboru odpowiedniej firmy.
Pierwszym czynnikiem, na który zarządca powinien zwrócić uwagę, jest oczywiście sytuacja w firmie czyszczącej. Duże znaczenie ma tu rotacja pracowników, efekty pracy u innych zleceniodawców i zastosowane technologie.
Istotne znaczenie ma również to, czy w firmie pracują osoby wykwalifikowane, czy też bez jakichkolwiek uprawnień. Ryzykowny wydaje się zwłaszcza ten drugi wariant, który w pewnym stopniu ogranicza kompetencje – a co za tym idzie – spektrum realizowanych przez podwykonawcę zadań.
Warto również zwrócić uwagę na obsługiwane przez firmę urządzenia do utrzymania czystości. Powinny pracować cicho, dyskretnie, ale też ekologicznie. Dotyczy to również substancji czyszczących, wykorzystywanych przez pracowników.
Controlling to podstawa!
Istotnym narzędziem, wpływającym na jakość realizowanych usług czyszczących, jest oczywiście wysokość przyznanego kontraktu. Można zmodyfikować umowę w ten sposób, by kwota ta była zależna od uzyskanych efektów. Zaleca się, by w dokumencie potwierdzającym współpracę, znajdowały się zapisy określające zasady definiujące jakość zrealizowanych zadań. Popularny test „na taśmę klejącą”, jest bardzo dobrym pomysłem.
Odpowiednio przygotowana umowa to nie wszystko. Nawet wzorowe realizowanie zadań przez firmę sprzątającą nie zdejmuje z zarządcy obowiązku monitorowania pracy firmy – a jeśli zachodzi taka potrzeba – ewentualnego zwiększenia zakresu obowiązków o czynności niestandardowe (niszczenie dokumentów, wysokościowe mycie szyb itd.).
Artykuł powstał na podstawie materiałów ze strony lineatrade.net